Handboek · 27 pagina's
IT die gewoon werkt.
Wat er in een MKB-omgeving speelt, wat je er zelf aan kunt controleren, en hoe wij het beheren. Inclusief onze tarieven. Gratis, zonder formulier.
Geen e-mailadres nodig · Geen belletje achteraf · Bijgewerkt augustus 2026
Voor wie dit is
Je hoeft geen IT'er te zijn om goede beslissingen te nemen.
Geschreven voor directeuren, eigenaren en officemanagers van bedrijven met ongeveer vijf tot honderd medewerkers. Mensen die verantwoordelijk zijn voor IT zonder dat het hun vak is.
Het eerste deel gaat niet over ons. Het legt uit waar geld weglekt, welke risico's onzichtbaar blijven zolang alles het doet, en welke vragen je aan iedere IT-partij kunt stellen — ook aan je huidige. Die vragen zijn expres zo gemaakt dat je de antwoorden zelf kunt controleren.
- 01Wat “het werkt gewoon” verbergtDe vier dure momenten, zes stille risico's, en wie er bij je omgeving kan
- 02De onderdelen uitgelegdMicrosoft 365, servers en lokaal AD, netwerk en firewall, back-up, werkplekken en lijnapplicaties
- 03Hoe wij werkenVan eerste gesprek naar draaiende omgeving, en wat je van ons mag verwachten
- 04Wat het kostTarieven, twee rekenvoorbeelden en hoe een overstap verloopt
Deel een
Wat “het werkt gewoon” verbergt
De duurste IT-problemen ontstaan niet tijdens een storing. Ze ontstaan in de jaren dat alles het gewoon doet en niemand kijkt.
De vier momenten waarop IT geld kost
Bijna niemand betaalt te veel voor beheer. Bedrijven betalen te veel op vier momenten, en die hebben één ding gemeen: ze komen onaangekondigd, en dan is er geen tijd om offertes te vergelijken.
Zes risico's die je niet ziet zolang alles werkt
Zes situaties die we regelmatig aantreffen bij bedrijven waar de IT naar behoren draait. Geen van die bedrijven had een storing. Dat is precies waarom niemand keek.
De postbus die vol raakt
Bij de MKB-abonnementen stopt een postbus op 50 GB. Bij 49 GB volgt een waarschuwing, bij 49,5 GB kan er niets meer verstuurd worden, en bij 50 GB komt inkomende mail niet meer aan. Die meldingen komen bij de medewerker terecht, niet bij jou.
Zelf te controleren: Vraag per postbus op hoeveel ruimte in gebruik is en welke limiet bij jullie abonnement hoort. Boven de 75 procent hoort er een plan te liggen.
De toegang die blijft bestaan
Iemand gaat uit dienst. Het account wordt uitgezet, maar de koppeling op de privételefoon, de gedeelde map of het account bij een externe leverancier blijft staan. Vaak jarenlang.
Zelf te controleren: Vraag een lijst van alle actieve accounts en leg die naast je personeelslijst. Elke naam die je niet herkent, is een vraag.
De domeinnaam op andermans naam
Je domeinnaam bepaalt waar je e-mail heen gaat. Staat die geregistreerd op het account van je IT-leverancier in plaats van op je bedrijf, dan kun je niet zelfstandig weg — en bij een conflict ook niet snel.
Zelf te controleren: Vraag om de inloggegevens van de partij waar het domein staat, op naam van je eigen bedrijf.
De firewall die geen updates meer krijgt
Hij doet het nog prima, maar krijgt geen updates meer, terwijl de zwakke plekken erin wél openbaar worden. Zo'n apparaat staat aan de buitenkant van je netwerk en is van buitenaf te vinden.
Zelf te controleren: Vraag welk merk en model er hangt, en tot wanneer de fabrikant er nog updates voor uitbrengt.
De ene server waar alles op leunt
Eén machine waarop iedereen inlogt, waar de bestanden staan en waar het ERP op draait. Valt hij uit, dan ligt niet één ding stil maar alles tegelijk — en dan telt hoe oud hij is en of er nog garantie op zit.
Zelf te controleren: Vraag hoe oud de server is, tot wanneer de garantie loopt, en wat er stilvalt als hij uitvalt.
De back-up die nooit is getest
Een back-up die elke nacht groen meldt, bewijst dat er iets is weggeschreven. Niet dat het terug te zetten is. Het verschil merk je pas op de dag dat je het nodig hebt.
Zelf te controleren: Vraag wanneer voor het laatst een bestand of postbus daadwerkelijk is teruggezet, en wat daar toen uit kwam.
Alle zes de vragen hebben één ding gemeen. Het antwoord is kort en controleerbaar. Een leverancier die zijn zaken op orde heeft, beantwoordt ze binnen een dag. Duurt het langer, of komt er een uitleg in plaats van een antwoord, dan weet je genoeg — nog voordat je iets besluit.
Wie kan er eigenlijk bij je omgeving?
Uitbesteden is verstandig. Kwijtraken is iets anders. Het verschil zit in vier sleutels. Wie die vasthoudt, bepaalt of je vrij bent om te kiezen — nu, en op de dag dat je wilt wisselen.
Vraag het schriftelijk
“Kunnen jullie bevestigen dat het domein, de Microsoft-tenant en de licentie-overeenkomst op naam van ons bedrijf staan, en dat wij een beheerdersaccount op eigen naam hebben?”
Eén e-mail. Bewaar het antwoord. Dit is het goedkoopste stuk risicobeheersing dat je dit jaar doet.
Waarom de goedkoopste offerte vaak de duurste wordt
Offertes vergelijken op het maandbedrag werkt niet, omdat het maandbedrag niet zegt wat je ervoor krijgt. Loop deze regels langs bij elke offerte die je ontvangt, en vraag per regel: zit dit erin, of wordt dit gefactureerd?
| Onderdeel | De vraag die je stelt |
|---|---|
| Nieuwe medewerker | Account, laptop en toegang klaar op dag één — inbegrepen of per keer gefactureerd? |
| Vertrekkende medewerker | Wie zet het account uit, wie haalt de data eruit, en wat kost dat? |
| Ondersteuning per gebruiker | Onbeperkt, of een bundel uren die opraakt? En wat gebeurt er als de bundel op is? |
| Updates en patches | Actief uitgerold en gecontroleerd, of “staat automatisch aan”? |
| Monitoring | Kijkt er iemand naar de meldingen, of komen ze alleen in een postbus binnen? |
| Back-up van Microsoft 365 | Zit die erin? Microsoft levert die namelijk niet standaard mee. |
| Terugzettest | Wordt er periodiek daadwerkelijk iets teruggezet, en krijg je daar een verslag van? |
| Werk op locatie | Hoeveel per uur, en worden reistijd en voorrijkosten apart gerekend? |
| Documentatie | Krijg je die, of blijft die bij de leverancier? |
| Opzegtermijn | Per maand, per jaar, of stilzwijgende verlenging? |
Deel twee
De onderdelen uitgelegd
Van je Microsoft 365-omgeving tot de server op kantoor, het netwerk, de firewall en de programma's waar het bedrijf op draait. In gewone taal: je hoeft dit niet te kunnen bouwen, je moet het kunnen beoordelen.
Microsoft 365: wat het is en wat je ervan gebruikt
De meeste bedrijven kennen Microsoft 365 als “Outlook en Teams”. Het is in werkelijkheid een afgesloten ruimte die alleen van jou is — een tenant — waarin vier dingen bij elkaar staan. Wie dat zo ziet, begrijpt meteen waarom eigenaarschap van die tenant zo bepalend is.
Waarom “het staat toch in de cloud” niet genoeg is
Microsoft zorgt dat het platform blijft draaien en dat de servers niet uitvallen. Wat er binnen je tenant gebeurt — wie toegang heeft, welke regels gelden, of iemand per ongeluk een map leeggooit — is jouw verantwoordelijkheid. Die verdeling heet gedeelde verantwoordelijkheid, en het misverstand daarover is de bron van de meeste vervelende verrassingen.
Vier dingen die in bijna elke tenant scheef staan
- Licenties die niemand gebruikt. Accounts van vertrokken medewerkers waarvan de licentie doorloopt.
- Volledige licenties op gedeelde adressen. info@ of facturen@ hebben er geen nodig.
- Te veel beheerders. Elke extra beheerder is een sleutel die kwijt kan raken.
- Toegang die te ruim is. Iedereen bij alles, omdat dat ooit het makkelijkst was.
Licenties, postbussen en de grens van 50 GB
Voor het MKB doen drie licenties er werkelijk toe. Het verschil bepaalt of je apparaten te beheren zijn en of je regels kunt stellen aan inloggen.
| Business Basic | Business Standard | Business Premium | |
|---|---|---|---|
| E-mail, agenda, Teams | Ja | Ja | Ja |
| Postbusgrootte | 50 GB | 50 GB | 50 GB |
| Office op de computer | Alleen in de browser | Geïnstalleerd | Geïnstalleerd |
| Apparaatbeheer (Intune) | Nee | Nee | Ja |
| Voorwaardelijke toegang | Nee | Nee | Ja |
| Uitgebreide beveiliging | Basis | Basis | Ja |
Stand augustus 2026. De actuele licentieprijs per gebruiker geven we op aanvraag; Microsoft past die periodiek aan.
Gedeelde postbus
Adressen als info@ of facturen@ hebben géén betaalde licentie nodig zolang ze onder de 50 GB blijven. Meer ruimte, een groot archief of een bewaarplicht? Dan is er alsnog een licentie nodig.
Archiefpostbus
Oude jaargangen verhuizen naar een archief naast de postbus. Let op: bij Basic en Standard is dat archief zelf ook 50 GB. Alleen bij Premium groeit het mee.
Niet doen
Mail lokaal wegschrijven in losse bestanden. Die vallen buiten elke back-up en elke zoekopdracht, en verdwijnen met de laptop.
Toegang en identiteit: hoe het misgaat
Inbraak bij een bedrijf van deze omvang begint meestal niet met een gat in de software, maar met een account. Iemand logt in met een geldig wachtwoord, en vanaf dat moment ziet alles er normaal uit — ook voor jou.
Stap 3 is het punt waarop het onzichtbaar wordt. Daarna helpt oplettendheid niet meer. Langere wachtwoorden helpen hier trouwens nauwelijks tegen: het wachtwoord is niet geraden, het is ingetypt op een pagina die er precies zo uitzag als de echte. Wat wél werkt is zorgen dat één wachtwoord niet genoeg is om binnen te komen, en dat er iemand meekijkt op wat er ná het inloggen gebeurt.
Servers en lokaal Active Directory
Niet alles staat in de cloud, en dat hoeft ook niet. Bij veel bedrijven draait er nog een server op kantoor: een bestandsserver, een database achter het ERP-pakket, of een domeincontroller die bepaalt wie er op het netwerk mag. Die machines vallen buiten alles wat Microsoft voor je regelt. Wat daar gebeurt, gebeurt omdat iemand het doet.
Wat er aan een server te doen valt
Updates die niet vanzelf gaan en een herstart nodig hebben. Schijfruimte die volloopt. Een back-up van de hele machine en niet alleen van de mappen. Een RAID-set waarvan één schijf stilletjes is uitgevallen. En een garantietermijn die een keer afloopt. Geen van deze dingen meldt zich uit zichzelf bij jou.
Het klassieke risico: één domeincontroller
Draait de aanmelding van je hele bedrijf op één machine, dan is dat de machine die niemand mag missen. Valt hij uit, dan kan iedereen meestal nog wel op zijn eigen pc inloggen — Windows onthoudt de laatste aanmeldingen — maar bij de bestanden op de server komt niemand meer, wachtwoorden wijzigen kan niet, en een nieuwe pc krijg je niet aan de praat. Een tweede domeincontroller is meestal een tweede virtuele machine en neemt dat risico weg.
Netwerk, firewall en internet
Dit is het onderdeel dat het langst blijft liggen, want het doet het. Een firewall die vijf jaar geleden is neergezet, doet vandaag nog steeds precies wat hem toen is verteld — ook als de rest van de wereld inmiddels is veranderd. Netwerkapparatuur gaat stuk zonder te melden dat ze verouderd is.
Waarom een firewall zonder ondersteuning een risico op zich is
Bij een apparaat waar de fabrikant mee gestopt is komen er geen updates meer, terwijl de zwakke plekken die erin zitten wél openbaar worden gemaakt. Het verraderlijke is de schijnzekerheid: er hángt een firewall, dus niemand kijkt ernaar. En het is een route waar tweestapsverificatie niets tegen doet, omdat er geen inlog aan te pas komt.
Vier dingen die je zelf kunt navragen
- Welk merk en model staat er, en tot wanneer krijgt dat nog updates?
- Zit er een lopend beveiligingsabonnement op, en tot welke datum?
- Zitten gasten, camera's en printers op een eigen deel van het netwerk?
- Wie kan er van buitenaf naar binnen, en hoe is dat beveiligd?
Back-up en herstel
Een back-up gaat over twee werelden: je servers en bestandsschijven op kantoor, waar je zelf alles voor moet regelen, en Microsoft 365, waarvan de meeste mensen denken dat het geregeld is. Dat laatste klopt niet. Microsoft zorgt dat hún systemen niet omvallen, maar het langdurig bewaren van jóuw gegevens zit niet in je abonnement. Wat je standaard krijgt zijn korte hersteltermijnen — bedoeld voor “oeps”, niet voor “dat blijkt vorig jaar al te zijn misgegaan”.
De gevallen waarin je een back-up echt nodig hebt, ontdek je meestal laat. Een map die in maart is leeggehaald en in juni gemist wordt. Een account van iemand die twee maanden geleden vertrok. Op al die momenten zijn veertien, dertig of drieënnegentig dagen precies te kort.
Waar een goede back-up aan voldoet
- Los van de omgeving die hij beschermt, met een eigen inlog
- Dekt servers en werkplekken én e-mail, bestanden en Teams
- Eén kopie buiten het pand, die niet vanaf het netwerk te wissen is
- Een bewaartermijn die je kiest, niet die je krijgt
- Periodiek getest door daadwerkelijk iets terug te zetten
Werkplekken en de programma's waar het bedrijf op draait
Twee onderwerpen met dezelfde oorzaak: er is nooit een standaard afgesproken, dus is elk apparaat een apart geval geworden en heeft elk programma zijn eigen verhaal. Dat valt niemand op zolang de mensen die het weten er nog werken.
Een laptop is geen aankoop maar een cyclus
Eén afgesproken model per rol, één standaardinrichting, en een vervangingsmoment dat je van tevoren ziet aankomen. Dan is een kapotte laptop een ongemak van een uur en geen dag. Wie die cyclus niet beheert, betaalt dat later in verloren uren.
Wat wij per programma vastleggen
Het ERP-pakket, het WMS, de boekhouding, het douaneportaal, de planningssoftware — vaak van een andere leverancier dan de IT-partij.
- Wie de leverancier is en wie daar het aanspreekpunt is
- Waar het draait: bij de leverancier, op jouw server, of allebei
- Welke koppelingen eraan hangen en wat er stilvalt als er één breekt
- Welke versie er staat en tot wanneer die ondersteund wordt
Bij een storing in zo'n programma gaat de eerste dag op aan uitzoeken wie erover gaat. Ligt dat vooraf vast, dan bellen wij meteen de juiste partij.
Deel drie
Hoe wij werken
Wij beginnen nooit met een offerte. Eerst kijken we wat er staat. Pas daarna weet je wat je koopt en weten wij wat we beloven.
Wat de IT-scan oplevert
Een overzicht van wat er staat: hoeveel werkplekken en van welke leeftijd, welke licenties er lopen en of ze passen bij wat je gebruikt, hoe je postbussen ervoor staan, hoe de back-up geregeld is en wat er aan beveiliging aanstaat. Daar hangen we een prioriteit aan: wat moet nu, wat kan bij de eerstvolgende vervanging, en wat kan blijven zoals het is. Dat laatste lijstje is bijna altijd langer dan mensen verwachten.
Beheer op afstand, onderhoud op locatie
Verreweg het meeste IT-werk gebeurt op afstand — bij ons en bij elke andere partij, ook bij de leverancier die drie straten verderop zit. Wij zijn daar alleen expliciet over. We werken vanuit İstanbul voor Nederlandse bedrijven en zijn elke maand in Nederland; elke klant heeft daarin eens per twee maanden een vaste onderhoudsdag staan.
Wat van jou is en van jou blijft
- Je domeinnaam staat op naam van je bedrijf
- Je Microsoft-tenant staat op naam van je bedrijf
- Je hebt zelf een beheerdersaccount, ook als je het nooit gebruikt
- De documentatie van je omgeving is van jou, niet van ons
- Opzegbaar per maand, zonder stilzwijgende verlenging
En als je ooit weggaat
Dan dragen we over. Volledige documentatie, toegang tot alles, en een gesprek met de opvolgende partij zodat die weet wat hij aantreft. Zonder rekening voor “uitfaseringswerkzaamheden”.
Niet omdat we dat leuk vinden, maar omdat een klant die alleen blijft omdat weggaan te ingewikkeld is, geen klant is. Wij willen dat je blijft omdat het bevalt.
Deel vier
Wat het kost
Eén vast bedrag per medewerker per maand. Geen bundel uren die opraakt, geen factuur per telefoontje. Alle bedragen zijn exclusief btw en exclusief Microsoft-licenties.
Basis
€ 40per medewerker per maand
Werkplekbeheer, Microsoft 365-beheer, onbeperkt support op afstand tijdens kantooruren, gecontroleerde updates, monitoring, en een nieuwe medewerker die op dag één kan werken.
Compleet
€ 65per medewerker per maand
Alles uit Basis, plus tweestapsverificatie, apparaatbeheer, voorwaardelijke toegang, back-up van Microsoft 365, twee keer per jaar een echte hersteltest met verslag en een halfjaarlijkse beveiligingsrapportage.
Daarnaast: € 95 per server per maand, € 75 per extra vestiging, € 75 per maand onder de tien medewerkers, en € 80 per uur voor werk op locatie buiten de vaste onderhoudsdag. Alle tarieven en de rekenmodule.
Twee rekenvoorbeelden
Adviesbureau, 8 medewerkers
Geen server, één vestiging, gevoelige klantdossiers. Dienst Compleet.
8 × € 65 plus € 75 basisfee = € 595 per maand
Handelsbedrijf, 24 medewerkers
Eén server, een tweede vestiging met een klein magazijn. Dienst Compleet.
24 × € 65 plus € 95 server plus € 75 vestiging = € 1.730 per maand
In dienst Basis zou dezelfde omgeving op € 1.130 uitkomen. Het verschil van € 600 zit volledig in beveiliging, apparaatbeheer en back-up.
Zet het naast je huidige situatie. Tel bij elkaar op: je huidige maandbedrag, plus alle losse facturen van het afgelopen jaar gedeeld door twaalf, plus wat je apart betaalt voor back-up en beveiliging. Pas dan vergelijk je hetzelfde met hetzelfde. Bij veel bedrijven blijkt het losse deel groter dan het vaste deel.
Over het handboek
Veelgestelde vragen
- Wat kost het handboek?
- Niets. Je hoeft geen gegevens achter te laten en er volgt geen belletje. Downloaden of online lezen kan allebei.
- Voor wie is het geschreven?
- Voor directeuren, eigenaren en officemanagers van bedrijven met ongeveer vijf tot honderd medewerkers: mensen die verantwoordelijk zijn voor IT zonder dat het hun vak is.
- Heb ik er iets aan als ik al een IT-partij heb?
- Ja. De zelftesten en de vergelijkingslijst werken bij elke leverancier. Loop ze langs en klopt alles, dan hoor je dat van ons.
- Staan de tarieven van IT Spine erin?
- Ja, met twee rekenvoorbeelden en de posten die er los bij kunnen komen. Dezelfde bedragen als op de prijspagina.
De volgende stap
Begin met de scan. Beslis daarna pas.
Eén week, geen kosten, geen verplichting. Je krijgt een overzicht van wat er staat, wat er misgaat als er niets verandert, en wat het zou kosten om het netjes te maken. Blijf je bij je huidige partij, dan houd je dat overzicht gewoon.