Het korte antwoord
Uitbesteed IT-beheer voor het MKB wordt meestal afgerekend per medewerker per maand. Bij IT Spine is dat € 40 per medewerker voor Basis en € 65 voor Compleet, exclusief btw. Daarbij komen de Microsoft 365-licenties: € 11,70 per gebruiker per maand voor Business Standard of € 20,60 voor Business Premium (adviesprijzen van Microsoft, exclusief btw).
Voor een kantoor van twintig medewerkers met Compleet en Premium-licenties kom je daarmee uit op ongeveer € 85,60 per medewerker per maand, alles bij elkaar. Hoe dat bedrag is opgebouwd, zie je hieronder.
Wat zit er in de prijs
Een vaste prijs per medewerker is pas vergelijkbaar als je weet wat erin zit. Bij ons is dat:
Basis, € 40 per medewerker per maand
- Beheer van alle werkplekken: installatie, instellingen en storingen
- Microsoft 365-beheer: accounts, mailboxen, groepen en licenties
- Onbeperkt support op afstand tijdens kantooruren
- Windows- en software-updates gecontroleerd uitgerold
- Monitoring van werkplekken en servers
- Nieuwe medewerkers: laptop, account en toegang klaar op de eerste dag
Compleet, € 65 per medewerker per maand
Alles uit Basis, plus wat je nodig hebt om aantoonbaar veilig te werken:
- Meervoudige verificatie (MFA) uitgerold en beheerd
- Intune: apparaatbeleid, versleuteling en op afstand wissen
- Voorwaardelijke toegang: alleen bekende apparaten en locaties
- Back-up van Microsoft 365: mail, SharePoint, OneDrive en Teams
- Twee keer per jaar een echte hersteltest, met verslag
- Halfjaarlijkse rapportage over beveiliging en openstaande risico's
Het verschil tussen de twee zit vooral in beveiliging en back-up. Wil je weten welke maatregelen het meeste opleveren, lees dan ook onze gids IT-security voor het MKB.
Wat er los bij komt
Naast het bedrag per medewerker zijn er een paar posten die een offerte echt laten bewegen:
| Post | Bedrag (excl. btw) |
|---|---|
| Microsoft 365 Business Standard, per gebruiker per maand | € 11,70 |
| Microsoft 365 Business Premium, per gebruiker per maand | € 20,60 |
| Beheer van een server, per server per maand | € 95 |
| Elke extra vestiging, per maand | € 75 |
| Vast bedrag onder 10 medewerkers, per maand | € 75 |
| Bereikbaar van 07:00 tot 19:00 in plaats van kantooruren | +15% |
| Werk op locatie en projecten, per uur | € 80 |
| Eenmalige inrichting bij de start (Basis) | € 95 per werkplek, minimaal € 750 |
Hardware zoals laptops, schermen en netwerkapparatuur valt er altijd buiten. Die koop je zelf; we adviseren graag wat bij je past.
Drie rekenvoorbeelden
De bedragen hieronder komen uit dezelfde rekenmodule als op onze prijspagina, inclusief licenties en exclusief btw.
Klein kantoor: 8 medewerkers, Basis, Business Standard
| Per maand | Bedrag |
|---|---|
| Beheer, 8 medewerkers × € 40 | € 320 |
| Vast bedrag kleine omgeving | € 75 |
| Microsoft 365-licenties | € 93,60 |
| Totaal per maand | € 488,60 |
Dat is € 61,08 per medewerker per maand, of € 5.863,20 per jaar. Eenmalig bij de start: € 760.
Groeiend bedrijf: 20 medewerkers, Compleet, Business Premium
| Per maand | Bedrag |
|---|---|
| Beheer, 20 medewerkers × € 65 | € 1.300 |
| Microsoft 365-licenties | € 412 |
| Totaal per maand | € 1.712 |
Dat is € 85,60 per medewerker per maand, of € 20.544 per jaar. De eenmalige inrichting bij Compleet bepalen we na een korte inventarisatie.
Twee vestigingen: 35 medewerkers, Compleet, Business Premium, 1 server
| Per maand | Bedrag |
|---|---|
| Beheer, 35 medewerkers × € 65 | € 2.275 |
| Serverbeheer | € 95 |
| Extra vestiging | € 75 |
| Microsoft 365-licenties | € 721 |
| Totaal per maand | € 3.166 |
Dat is € 90,46 per medewerker per maand, of € 37.992 per jaar. De eenmalige inrichting bij Compleet bepalen we na een korte inventarisatie.
Zelf rekenen met jouw aantal medewerkers, servers en vestigingen kan in de rekenmodule op onze prijspagina.
Per medewerker, per uur of zelf iemand
Er zijn grofweg drie manieren om IT te regelen, elk met een eigen kostenpatroon:
- Vaste prijs per medewerker. Je weet vooraf wat je betaalt en de beheerder heeft er belang bij dat storingen niet terugkomen: elk uur extra werk is voor zijn rekening.
- Per uur, als er iets is. Lijkt goedkoop zolang het rustig is, maar onderhoud en updates blijven dan vaak liggen. De rekening komt bij de storing, op het slechtste moment.
- Een eigen IT-medewerker. Zinvol bij een grotere organisatie, maar voor de meeste MKB-bedrijven duur: een volledig salaris met werkgeverslasten voor werk dat geen volle week vult, en geen vervanging bij vakantie of ziekte.
Zo vergelijk je offertes
Twee offertes met hetzelfde bedrag per medewerker kunnen heel verschillend uitpakken. Vraag bij elke offerte na:
- Zijn de Microsoft 365-licenties inbegrepen of komen ze erbij? Een bedrag met licenties lijkt hoger maar is dan niet duurder.
- Wat valt onder onbeperkt support, en wat wordt toch per uur gefactureerd?
- Zit er een back-up van Microsoft 365 in, en wordt die ook echt teruggezet om te testen?
- Staan je domeinnaam, Microsoft-omgeving en licenties op naam van jouw bedrijf?
- Hoe lang is de opzegtermijn, en wordt het contract stilzwijgend verlengd?
- Hoe snel reageren ze bij een storing, en is dat vastgelegd?
Veelgestelde vragen
Wat kost IT-beheer per medewerker per maand?+
Bij IT Spine € 40 per medewerker per maand voor Basis en € 65 voor Compleet, exclusief btw. Microsoft 365-licenties komen daar los bij, vanaf € 11,70 per gebruiker per maand.
Zijn de Microsoft 365-licenties inbegrepen?+
Nee. Licenties betaal je rechtstreeks aan Microsoft of aan je eigen leverancier. Zo zie je precies wat beheer kost en wat licenties kosten, en blijven de licenties altijd op naam van jouw bedrijf.
Is er een minimum aantal medewerkers?+
We beheren vanaf 5 medewerkers. Onder de 10 medewerkers komt er een vast bedrag van € 75 per maand bij, omdat een klein bedrijf bijna evenveel vaste aandacht vraagt als een groter.
Zit ik ergens aan vast?+
Nee. Het beheer is maandelijks opzegbaar. Je omgeving, licenties en documentatie blijven van jou, ook als je overstapt.
Wat kost werk op locatie of een project?+
Werk op locatie en projecten zoals een verhuizing of een nieuw netwerk rekenen we per uur af, tegen € 80 per uur exclusief btw. Je krijgt vooraf een inschatting.