Van fileserver naar SharePoint: wanneer is het tijd en hoe pak je het aan?
De server in de kast wordt op een dag een risico: hardware buiten garantie, thuiswerkers die alleen via VPN bij de mappen kunnen, en een back-up waar niemand echt naar omkijkt. Voor de meeste mkb-bedrijven is SharePoint (met OneDrive en Teams) de logische opvolger van de klassieke G:-schijf — als je de verhuizing goed aanpakt.
Step by step
- 1
Herken het moment
Drie signalen dat het tijd is: de server nadert het einde van garantie of support (vervanging kost al gauw duizenden euro's), er wordt structureel thuis- of onderweg gewerkt, en documenten gaan als bijlage heen en weer omdat 'de schijf' buiten kantoor onbereikbaar is. Twee van de drie? Dan is verhuizen goedkoper dan vernieuwen.
- 2
Wat er beter wordt — en wat anders
Beter: overal bij je bestanden zonder VPN, samen in hetzelfde document werken zonder 'kopie van kopie (2) DEF', versiegeschiedenis per bestand en rechten die je centraal regelt. Anders: de mappenstructuur denkt in 'sites' per team of afdeling in plaats van één diepe boom — en juist die herindeling is de kans om vijftien jaar wildgroei op te ruimen.
- 3
Ruim op vóór de verhuizing
Neem niet alles klakkeloos mee. Archiveer wat al jaren niet is aangeraakt, gooi dubbele exports weg en let op wat er níet in mag: oude personeelsdossiers en klantgegevens die je volgens je bewaartermijnen al kwijt had gemoeten. Verhuizen is het beste opruimmoment dat je ooit krijgt.
- 4
Verhuis gefaseerd, niet met een knal
Wij migreren per afdeling: eerst de structuur en rechten klaarzetten, dan de bestanden overzetten (met behoud van wijzigingsdatums), dan de afdeling omzetten en de oude map alleen-lezen maken. Zo is er altijd een weg terug en werkt niemand een dag niet. Reken op een paar weken doorlooptijd, niet op een groot weekend.
- 5
Regel de achterkant meteen goed
SharePoint is geen back-up van zichzelf: een ransomware-besmetting of een verwijderde site synchroniseert net zo hard mee. Daarom hoort bij de migratie een aparte back-up van SharePoint, OneDrive en mail (zie het artikel over de 3-2-1-regel) en een rechtenstructuur waarin niet iedereen overal bij kan.
Tip: Blijft er iets over dat écht een server nodig heeft (boekhoudpakket, machinesoftware)? Dat kan vaak naar een kleine virtuele server in de cloud — dan kan de kast op kantoor alsnog leeg en uit.
Was this article helpful?
Related articles
Can't figure it out?
Create a ticket or give us a call — we'll take a look with you right away.