Mailbox vol in Outlook: ruimte maken zonder mails te verliezen

Stappenplan

1. 1

   Kijk eerst wát er vol zit

   In Outlook: Bestand → Extra → 'Postvak opschonen' → 'Grootte van postvak weergeven'. Negen van de tien keer zit het volume in 'Verzonden items' (grote bijlagen die je zelf verstuurde) en in 'Verwijderde items' die nooit echt geleegd zijn.

2. 2

   Leeg 'Verwijderde items' en 'Ongewenste e-mail'

   Rechtsklik op de map 'Verwijderde items' → 'Map leegmaken'. Dat is vaak in één klap gigabytes. Verwijderde mail is daarna nog een periode terug te halen via 'Onlangs verwijderde items terugzetten' — het is dus geen onherroepelijke stap.

3. 3

   Zoek de grote bijlagen

   Sorteer je postvak op grootte (Weergave → Rangschikken op → Grootte) of zoek op 'heeft bijlage'. Sla grote bijlagen die je wilt bewaren op in OneDrive of SharePoint en verwijder daarna de mail — het bestand staat dan veiliger én deelbaar.

4. 4

   Zet archivering aan in plaats van een pst-bestand

   Maak géén lokaal archiefbestand (.pst) aan: dat staat op één laptop, valt buiten de back-up en raakt beschadigd op het moment dat je het nodig hebt. Met een zakelijk abonnement kan online archiveren — oude mail verhuist automatisch naar een archiefpostvak dat je gewoon in Outlook ziet. Dat zetten wij in vijf minuten voor je aan.

5. 5

   Blijft het krap? Dan is het postvak gewoon te klein

   Sommige licenties hebben een kleiner postvak. Loopt het elk kwartaal weer vol, dan is een licentie met meer ruimte of een archief structureler dan elke keer opruimen — maak een ticket, dan rekenen we het even door.

Gerelateerde artikelen